Visnyey Gabriella
Projektvezető

Tanúsított iratkezelés 10 éve a köz szolgálatában!

Iratkezelő rendszerünket (Office GOV) először 2007-ben tanúsíttattuk, hogy megfeleljen a közfeladatokat ellátó szervezeteknek előírt törvényeknek is. Azóta a cég életében a karácsonyi készülődések közé a tanúsítás is bekerült, mint el nem hagyható cselekedet. Idén kaptuk a 6-ik tanúsítványt, mely a KÉR rendszerrel teljes körűen együttműködő rendszerünket illeti. Elég rögös út vezetett idáig, hiszen az elvárások évente változnak, bővülnek, és a „fejlesztőink kocka fejét” nagyon nehéz a jogi szövegek értelmezésére átprogramozni.

Ráadásul a kezdeti igények igen megváltoztak, az elektronikus ügyintézés nagyon nehezen akar teret hódítani, a rendszerek hiába tudják az előírásokat megvalósítani, az ügyintézők életét ezek nem mindig könnyítik meg, attól függetlenül, hogy igyekszünk felhasználóbarát módon fejleszteni. Különböző stációkon estünk át a mostani SzEÜSz szolgáltatást és elektronikus aláírást is használó alkalmazásig. Az első elektronikus aláírási követelmény annyira bonyolult volt, hogy a saját tesztkulcsunkon kívül senki nem használta a rendszerünk ezen funkcióit, pedig nem volt egyszerű feladat a böngészőbe beágyazott elektronikus aláírást rávenni az Ügykövetésben lévő csatolmány aláírására. A következő állomás az Ügyfélkapun keresztül működő Hivatali kapu illesztése volt, melynek gépi változatát készítettük el az Ügykövetéshez. A Hivatali kapu használata sem igazán terjedt el addig, míg meg nem jelent a BM alá tartozó szervezetekre nézve kötelező KÉR (Kormányzati Érkeztető Rendszer) használata, ami aztán az elektronikus aláírásra vonatkozó részt is megreformálta, az iratkezelésben a hivatalok szervezeti aláírást is használhatnak. Mai rendszerünk képes a Hivatali kapuhoz és a KÉR-hez is csatlakozni. A kimenő iratok nagy része ezeken keresztül kerül kiküldésre, szervezeti pecséttel ellátva.

Megoldott, hogy a beérkező iratok is digitalizálva legyenek, hiteles elektronikus másolattá konvertálva. És akkor nézzük, hogy is zajlik egy ilyen tanúsítás! Már hetekkel a tényleges audit előtt azon dolgozunk, hogy a két törvény (a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről és a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről) minden pontjának megfeleljen a programunk. Tanúsítónk, a Mátrix Kft. segítségével az összes paragrafust kilistázzuk és pontonként készül el a megfeleléshez szükséges funkció és a bizonyító teszteset a tesztjegyzőkönyvvel. Kidolgoztunk erre egy jól működő eljárást, a tesztjegyzőkönyvek tartalmazzák a funkciók tesztelési eredményeit és a rendszerben minden jegyzőkönyvhöz tartoznak tesztdokumentumok, melyeken bemutatjuk a működést. A tesztelés és fejlesztés addig folyik, míg minden követelményre rákerülhet a megfelelt „pecsét”. A tanúsítás során ezeken a tesztjegyzőkönyveken és tesztdokumentumokon végighaladva mutatjuk be a megfelelő működést, ennek a végeredménye az a 3 évre szóló tanúsítvány, melyet idén is megkaptunk. Szóval HURRÁ, ismét sikerült! :-)