Jónás Gábor
Ügyvezető Igazgató

Levélküld(öz)és mánia

Én igenis szeretem az emaileket!

Már 26 éve is szerettem, amikor az elsőt kaptam, és most is „komoly” érzelmeket vált ki belőlem minden nap a 100. levél. Ez talán már túl sok a jóból, ráadásul a túl sok itt nem is minden!

A tegnapi eset után nem bírtam tovább: tollat ragadtam, közzé teszem a gondolataimat – egy kicsit talán szkeptikusan.

Az email jó dolog!

Az elektronikus levelezés komoly űrt tölt be vagy 25 éve, sőt az internet elterjedésében is nagy szerepe volt. Vélhetően még sokáig fogunk írni/kapni elektronikus leveleket. Vannak persze, akik szerint közel a vég, leváltja valamelyik közösségi szoftver, vagy egyéb csoda; de temettük már a papíros könyveket is, és lám, tele vannak velük a könyvesboltok polcai. Kérek szépen mindenkit, hogy ha már nem lesz email, nekem írja meg először! ;-)

Az email hasznos!

Millió dologra használjuk: kérdezünk, válaszolunk, adatokat osztunk meg, barátkozunk, dolgozunk vele. És tényleg, sok-sok év alatt egy kellően (nem) archivált levelesláda nagyon komoly karaktertemető lehet, vagy ellenkezőleg, sok-sok hasznos dolog gyűlik össze benne. Nézzünk néhány saját példát: pillanatok alatt megtaláltam, hogy 1998-ban a volt kollégám milyen (azóta elfeledett) címen miről-mire változtatta a telefonszámát. Látom, hogy hova vettem múlt héten mozijegyet, és biztosan tudhatom, hogy átlag napi 3 levéllel fenyegetnek GDPR ügyben. Ezek komoly információk. Vagy talán csak adatok?

Az email biztonságos!

Illetve nem igazán. Ösztönösen használjuk, szeretjük, bízunk benne, de fogalmunk sincs róla, hogy a levél valódi feladója eltérhet a rajta lévőtől; nem tudjuk odaér-e valaha is, ahová küldtük; és akkor még nem is beszéltem az adathalászatról, vírusokról, spamekről és egyéb veszélyforrásokról. Azt is fontos tudni, hogy általában a levél teljes tartalma „olvasható” formátumban vándorol végig az Interneten. Elolvasta valaha valaki a Gmail policy-t mielőtt OK-zta?

Az email modern!

Illetve nem, az sem. Nem az email modern, hanem csak a „túlfunkcionalizált”, „agyonszépített” levelező kliens programok. Sőt, az email annyira sem modern, hogy – bár megszoktuk, hogy levelünk szinte azonnal célba ér – valójában 4 napos kézbesítési határidő szerepel abban a nagyon régi ajánlásban (még csak nem is szabvány), ami a működését - főleg a szerver kommunikációt - leírja.

Ezekkel a problémákkal persze együtt lehet élni. Miért ragadtam mégis tollat? Mert nem bírom csukott szájjal nézni, hogy (nagyon) sokan a levelezést tartják az informatika csúcsának, a kommunikáció alapjának, az adattárolás fellegvárának, a világ közepének.

Adat(túl)tárolás

Nézzük a konkrét esetet! Semmi szokatlan nem történt: egy témában hárman folytattak szakmai tapasztalatcserét. Egyik résztvevő megírt egy levelet, elküldte a másik kettőnek. Mindkettő beleírt, elküldte a többieknek. Ekkor még csak 2 kör ment le, de máris volt mindenkinél 3-3 különböző példány az anyagból. Ami kilencszeres adattárolást, és átláthatatlan verziókat takart. Ha mindenki hozzászólt volna a kapott idegen 2-2 verzióhoz, akkor már 15 példány keringett volna...

Megítélésem szerint – és negyedszázada ezen gondolat szerint építem a rendszereket, programokat – ez egy nagyon rossz, de tipikus példa.

A végtelen levelezésláncok, osztott különböző verziók levélben tárolása helyett ilyen esetben a központi információtárolást, és helyi megosztást kell alkalmazni. Hogy mit jelent ez? Egy központi „adatbázist” kell létrehozni, biztosítani a felhasználók nevesített hozzáférését, a naplózást, verziózást (ez lenne a központi információtárolás), és a bárki által végzett változásokról értesítő levelet küldeni az érintetteknek (ez lenne az információ megosztás). A tartalom nélkül, csak a linket. Már jóval az Internet megjelenése előtt ilyen rendszereket készítettünk, és most sem vagyok hajlandó nem így csinálni. Hiteles információ, verziózott példányok, így az értesítő levelek akár törölhetők is.

Ráadásul, ha munkaadóként nézem, nem is lehet más jó módszer. A kollégák az üzleti levelezést nem folytathatják a levelesládájukból, mert akkor az az ő információjuk, nem a cégé. (Jogilag a cégé, de a kolléga távollétében nem fér hozzá a cég). A központi információtárolás ezen is segít: az információ nem kötődik egyetlen személyhez, levelesládához sem.

Hát, én így gondolom szervezni, használni az informatikát. Szívesen írnék még ezzel kapcsolatban az „Office-mail combo megváltja a világot”, vagy „a levelezés a fájlkezelés unokaöccse?”, illetve a „feladatkezelés csődje” témákban is, de azt talán majd legközelebb.

Most mennem kell, várnak a leveleim!

Ui.: akinek kérdése van, írjon nyugodtan levelet! :-)